胡玉环
国信招标集团股份有限公司 北京海淀 100044
本文已在《中国现代教育装备》杂志2024年10月上发表。
摘要：本文以UEM校视频培训班采购项目为研究案例，通过对案例项目采购相关创新点及问题进行经验分享和综合分析，提出基于项目特点合法合规选择采购方式、编制非标准化的采购需求和定制契合项目需求的采购合同以及突出重点的评审标准确保对合同履约的质量重要作用和影响，以期为院校类似项目采购工作提供参考和借鉴。
关键词：采购方式 采购需求 评审。
1.案例概述
1.1背景介绍
为了做好新形势下洪涝干旱灾害应对，为广大应急管理系统防汛抗旱业务干部提供学习交流机会，UEM校采用竞争性磋商方式进行视频培训班采购，培训对象为各省、市、县级应急管理部门防汛抗旱业务干部等，计划培训2万人。项目预算金额约45万元。
1.2采购过程及结果
20XX年3月初，UEM校启动视频培训班采购项目采购活动。20XX年3月发布竞争性磋商公告，共6家潜在供应商领取竞争性磋商文件，同年3月底完成了评审工作。最终，该项目于4月初发布签约通知书并同时依法公告成交结果。
1.3 合同签订及履约
在规定的期限内，采购人与成交供应商签订视频培训班采购合同。各项相关工作均严格按照合同条款和规定执行，视频培训班采购目标基本实现。
2.案例分析
2.1项目特点
（1）项目组织上具有紧急性
视频培训班采购项目，往往由UEM校在接到紧急培训任务后迅速启动。在此情况下，UEM校立即组织并筹备相关的视频培训任务，迅速策划并执行采购流程，以确保培训工作的高效实施。
（2）属于非标准化项目，需定制化服务
鉴于视频培训班采购项目的采购需求、评审标准及合同条款等关键要素均需依据每次培训的具体内容、会场条件以及培训范围等实际情况进行定制化设计。因此，视频培训班采购项目具有较强的独特性。
（3）具有合同履行时限较短，履约复杂且要求高的特点
视频培训班项目合同履约周期较短，要求供应商在有限的时间内完成资源调配、内容制作及交付等关键环节，展现其高度的项目管理与应急响应能力。在合同履约阶段，要求供应商具备前瞻性的风险管理能力，能够预先识别并全面评估可能遭遇的各类风险情况。基于风险评估，制定详尽且切实可行的应对措施，预防风险事件的发生或在风险事件发生时迅速、有效地进行应对，以最大限度减少其对视频培训班直播服务的影响。确保实现直播服务过程中的零失误目标。
2.2创新点或亮点
（1）合法合规选择适宜的采购方式
在接到防汛抗旱视频培训班任务后，采购人随即启动该项目的采购流程，期间与采购代理机构进行了充分沟通，旨在确立合法又合规的采购模式。本项目预算总额为45万元，尚未触及政府采购限额标准的阈值，采购人可依据内部采购管理制度的相关规定，有权选择除公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判、询价、单一来源、框架协议采购等任何一种采购方式或之外的其他采购方式实施采购。采购代理机构出于采购项目的紧急性以及采购需求的复杂性并根据竞争性磋商采购方式的适用范围，建议采购人优先考虑采用竞争性谈判或竞争性磋商等更为严谨的采购方式组织工作，采购人最终选了竞争性磋商的方式组织采购。
（2）多角度提出详尽完善的采购需求，为合同履约提供有力保障
本项目属于非标准化项目，采购人根据项目特点，编制有针对性的采购需求。采购需求既包括服务要求、人员经验及专业能力要求、设备设施的要求以及验收标准等传统条款，又包括对主会场的详细介绍，彩排的次数及时间，预期达到的直播效果和应急预案与措施等定制化的采购需求。这一系列详尽的需求设定，有利于潜在供应商充分了解项目信息，提供响应方案和报价，吸引实际强的供应商参与谈判或者磋商，也为本项目合同履约提供了有力保障，实现项目目标的最大化。
（3）制定详尽采购合同，为项目目标的顺利实现提供了法律保障。
本项目的核心标的聚焦于视频培训班现场直播服务，旨在服务于一个包含现场观众及通过远程连接至全国各省市分会场的防汛抗旱干部群体，受众规模庞大，因此对直播服务的稳定性与无差错执行提出了极高要求。合同履约周期较短，要求供应商在有限的时间内完成资源调配、内容制作及交付等关键环节，展现其高度的项目管理与应急响应能力。鉴于此，本项目编制了内容详尽且充分契合项目具体需求的采购合同，合同内容涵盖了合同双方的权利与义务分配、服务质量的具体量化标准、人员调整与替换机制、资金支付方式与时间节点、详尽的违约责任条款，以及严格的保密协议等关键要素外，还将直播时应达到的效果，直播完成后交付的成果资料以及风险应对措施等关系视频培训班直播效果质量等的要求写入合同条款。为合同标的即视频培训班现场直播服务的顺利实施构建了坚实的法律框架与操作规范，也为项目目标的顺利达成与最大化实现提供了强有力的法律保障。
（4）制定合法合理的评审标准，充分体现项目的需求特点
本项目属于定制化服务项目，市场上可参照的同类项目案例稀缺。因此，在制定评分机制时，采购人以最终视频培训直播效果为目标导向，制定合法合理的评审标准，尤为重视供应商过往相似项目的业绩情况及其针对潜在风险的应急预案与措施情况。具备相似项目经验的供应商，由于更能深刻地理解项目实际需求与特性，能够提供更贴合项目实际的服务方案，从而提升项目执行的效率与质量。应急预案与措施不仅揭示了供应商在遭遇意外状况时的响应速度与有效性，还体现了其对未来项目中潜在风险的预见性及防控能力。供应商能够基于过往经验，全面预测项目实施过程中可能遭遇的各种突发情况，并预先制定详尽的应急预案，以确保视频培训班直播活动的平稳进行，最终保障项目目标的顺利达成。
3.结语
案例项目在组织上具有紧急性，合法合规选择采购方式尤为重要，采购人与代理机构之间建立有效的沟通机制，以确保在充分信息交换的基础上，共同审视并权衡各种采购方式的适用性。以遵循法律法规的要求为前提，为采购活动的合法性奠定了坚实基础。
采购需求不仅能够确保采购目标的精准定位，还能有效降低因需求不明确或偏差而导致的合同履约风险。案例中采购人高度重视采购需求制定，从项目特点出发，提出了全面、适用、精准的采购需求，确保其为采购活动及合同履约的顺利实施提供强有力的支持与保障。
案例项目针对“合同履约时间较短，履约质量要求高”的特殊性，制定了符合采购需求，能够指导履约的定制化采购合同，确保合同履约顺利，促进采购目标实现。
评审标准在采购项目中至关重要，为选择一个优秀供应商提供基础，应制定以实现合同目的为目标导向，满足采购需求为抓手的，有针对性的且能够突出采购人关注点的评审标准。
案例项目以及当前视频培训班采购领域面临专业评审专家匮乏，在评审过程中，被随机抽取的部分专家对所评审的视频培训内容及其相关行业标准、技术要求等缺乏深入了解，难以全面、客观地评估响应方案的优劣。建议相关管理部门采取措施，扩大并优化评审专家库的专业类别覆盖范围，吸纳具备深厚专业知识、丰富实践经验和高度职业道德素养的专家加入评审专家库。有效提升视频培训班采购活动的专业性和公正性，促进整个视频培训行业的健康有序发展。
参考文献
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